Применение аутсорсинга дилерами и автопроизводителями для своих бизнес-процессов

1. Какие бизнес-процессы автомобильные компании передают вашей компании как внешнему исполнителю?

Компания ФБК предлагает своим клиентам аутсорсинг различных бизнес-процессов, в частности, управление финансами (учетные функции и подготовка отчетности), управление персоналом (профессиональная аттестация, кадровое делопроизводство), правовое обеспечение (претензионно-договорная работа), внутренний аудит (оценка эффективности системы внутреннего контроля) и управление проектами.

Одно из самых популярных направлений – это передача учетно-финансовых функций. В рамках этой деятельности наша компания на основе договора занимается подготовкой для клиента финансовых планов, бюджетов, осуществляет финансовый контроль их выполнения. Кроме того, мы занимаемся ведением регулярного бухгалтерского, налогового, управленческого учета, осуществляем расчеты с персоналом по заработной плате и иным награждениям и выплатам, занимаемся подготовкой различных видов отчетности (бухгалтерской по российским стандартам и МСФО, налоговой, управленческой, статистической, ведомственной и иной).

2. Сколько таких клиентов у вас (примерно). Известно ли Вам, насколько распространена передача процессов внешнему исполнителю среди дилеров в России и какие бизнес-процессы в данном контексте наиболее «популярны»? Есть ли у Вас аналогичные данные по Европе (какой либо европейской стране)?

ФБК оказывает аутсорсинговые услуги множеству компаний в самых разных секторах бизнеса – например, предприятиям топливно-энергетического комплекса, пищевой промышленности, торговли и т.д. В сфере автобизнеса один из крупнейших и старейших клиентов ФБК – это компания «RN Finance Rus», дочернее предприятие специализированного банка альянса Renault-Nissan в России RCI Banque. Эта компания оказывает финансовые услуги тем, кто желает приобрести автомобиль линейки Renault-Nissan в кредит. ФБК на аутсорсинге оказывает этому клиенту полную линейку финансовых услуг. Наши специалисты работают в режиме full time, то есть постоянно находятся в офисе клиента, уже не первый год.

Передача бизнес-процессов внешнему исполнителю в России очень распространена. Например, в ОАО РЖД даже издан специальный приказ, который рекомендует всем входящим в холдинг предприятиям передавать разные функции на внешнее управление. Многие компании имеют общие центры обслуживания, это обычная практика. Наибольшей популярностью пользуется передача на аутсорсинг расчета заработной платы и других расчетов с персоналом. Второе место занимает собственно ведение регулярного бухгалтерского и налогового учета, третье по популярности – передача функций казначейства (проведение платежей, составление платежных календарей, работа с банками по принципу overdraft/overnight, то есть размещение свободных денежных средств, контролирование денежных потоков). Также часто на аутсорсинг передается кадровое делопроизводство (личные карточки, личные дела, трудовые книжки). Это очень распространено в России.

Аналогичных данных по Европе нет.

3. В каких случаях передача бухгалтерии, налогового учёта, IT (в случае Вашей компании) на аутсорсинг эффективна для дилерского предприятия? Когда это необходимо (например, когда речь идет о сжатых сроках реализации процесса/проекта)? Когда излишне?

Первое, что приходит в голову при рассмотрении вопроса об эффективности, – это возможность сэкономить на некоторых бизнес-процессах, передав их на аутсорсинг. Однако неочевидно, что труд специалиста-аутсорсера обойдется дешевле, чем труд штатного сотрудника. При расчете стоимости работника надо учитывать, что в нее входят не только зарплата и налоги на нее, но и отпуск, больничный, обучение специалиста, обеспечение его техникой и рабочим местом и т.д.

При оценке эффективности передачи некоторых функций на аутсорсинг для любого, в том числе и дилерского предприятия важно понимать, что эффективность считается не только в деньгах. К плюсам можно отнести то, что за сотрудника отвечает аутсорсинговая компания: если он заболел, сломал ногу/руку, неожиданно уволился и т.д., исполнитель услуг в максимально короткие сроки обязан предоставить заказчику адекватную замену. Кроме того, компания-заказчик не должна думать об обучении сотрудника. Аутсорсер также имеет возможность привлечь к решению поставленных перед ним задач своих коллег. В то время как штатный специалист не может обеспечить более широкий кругозор, чем имеет. То есть если какая-то хозяйственная операция требует приложения дополнительной квалификации, профессионального знания, то штатный сотрудник может этого не обеспечить в силу ограниченности своей подготовки. А аутсорсер из такой разнопрофильной компании, как ФБК, всегда может обратиться к своим коллегам, привлечь специалистов по другим отраслям и решить проблему заказчика.

Еще один плюс в случае передачи на аутсорсинг учетно-финансовых функций – это взаимоотношения со всеми внешними контролирующими органами, какие бы они ни были: налоговые инспекции, аудиторы, ревизоры Счетной палаты и Росфиннадзора. Аутсорсинговая компания имеет большой опыт сопровождения различных проверок и хорошо знает регламентацию всех этих процедур. У штатного же специалиста может не быть опыта прохождения проверок, поэтому, получив предписание о налоговой проверке, он может повести себя неадекватно, впасть в панику и упустить некоторые детали. Аутсорсеры достаточно независимы, с одной стороны, с другой – достаточно квалифицированы, чтобы вести себя с любым контролирующим органом на равных. Кроме того, по итогам проверки аутсорсеры могут грамотно подготовить протоколы разногласий в случае необходимости.

В очень многих международных компаниях считается хорошей практикой передача на аутсорсинг функций по расчету гонораров, бонусов, премий. Все эти выплаты нелинейны, то есть совершенно невозможно понять, кому сколько платят. Хранение этой информации не внутри компании, а у аутсорсера очень эффективно с точки зрения противодействия возможным проявлениям мошенничества и шантажа.

Передача бизнес-процессов на аутсорсинг эффективна, когда руководитель компании хочет избавиться от ходящей внутри «атомной бомбы». Это перекладывание рисков на аутсорсера. В случае возникновения внештатной ситуации (например, заболел сотрудник, утрачена база, арестован счет и т.д.) ее разрешением будет заниматься аутсорсер.

4. Каковы преимущества аутсорсинга конкретно для дилеров? Недостатки?

Каких-то специальных преимуществ или недостаков нет. Нас часто спрашивают: «Знаете ли вы, например, специфику производства шерсти, чтобы работать у нас аутсорсерами?». Эти специфические знания не нужны. Это все равно что спросить у парикмахера, знает ли он особенности стрижки блондинов: ему все равно, кого стричь.

5. Могли бы Вы назвать приблизительные расценки аутсорсинговых услуг Вашей компании? (которые были бы актуальны для дилеров)

Все свои работы мы рассчитываем, исходя из стоимости человекочаса, потому что мы торгуем временем. В зависимости от того, какие участки мы принимаем на обслуживание, наша работа за час стоит приблизительно 1300-2000 рублей. В месяц работа одного специалиста, если он работает в режиме full time, не отвлекаясь ни на какие другие проекты, будет стоить примерно 200 тысяч рублей.

6. Каковы, по Вашему мнению, перспективы такой практики в автобизнесе? Каковы основные проблемы развития данных услуг – возможно, нехватка аутсорсинговых компаний, представляющих качественные услуги для автодилеров и т.п.?

Перспективы развития аутсорсинга, в том числе в автобизнесе, огромны. Передача определенных функций внешним исполнителям позволяет специалистам компании сосредоточиться на своей непосредственной работе. Бизнес должен заниматься бизнесом, то есть автодилеры должны хорошо продавать машины – это их основное занятие. Все функции, которые по отношению к этому являются вспомогательными, могут быть переданы на аутсорсинг. То есть внешними могут быть как грузчики с уборщицами, так и высококвалифицированные специалисты – бухгалтеры, IT-специалисты, налоговые консультанты, юристы и т.д.

Основная проблема развития аутсорсинга заключается в том, что на внешнее исполнение передается бизнес-функция. Во избежание проблем она должна быть четко описана, а также должны быть четко очерчены границы ответственности заказчика и исполнителя. Регламентировать эти границы, разграничить полномочия и ответственность – самое сложное. В нашей практике были случае, когда именно четкое распределение ответственности помогло избежать проблем.

Пример. Аутсорсер, выполняющий учетно-финансовые функции, подчиняется федеральному закону от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятльности», согласно которому он обязан застраховать свою ответственность. У компании ФБК ответственность, безусловно, застрахована, а договора с заказчиками устроены таким образом, что мы возмещаем ущерб от своих действий, если в чем-то ошиблись. В одной ситуации заказчику была выставлена пеня за то, что платежи были зачислены на счета налоговых органов с опозданием. При этом налоговые декларации и платежи заказчика с наших компьютеров ушли, однако из-за технического сбоя не поступили вовремя. С помощью IT-службы и специалистов телекоммуникационных сетей мы установили, что сбой был на нашей стороне. Получив необходимые протоколы и заключения провайдеров, мы возместили заказчику оплаченную им пеню, которую нам, в свою очередь, покрыла страховая компания.

Также при передаче на аутсорсинг учетно-финансовых функций важно понимать, что бизнес заказчика должен быть цивилизованным, законопослушным. Компания ФБК как аутсорсинговая компания подпадает под действие федерального закона от 13.07.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма». Он предусматривает 5 категорий специалистов, которые обязаны сообщать в Росфиннадзор обо всех сомнительных сделках. На всех переговорах мы сразу предупреждаем потенциальных заказчиков, что действуем строго в рамках законодательства, поэтому компании, у которых есть какие-то проблемы с этим законом, к нам попасть на обслуживание не могут.

Кроме того, компания ФБК работает максимально профискально. То есть мы рекомендуем заказчику платить все налоги, какие надо. Если клиент занимает более свободную позицию, то есть позволяет себе выбирать методы оптимизации налогообложения, то мы ему в письменном виде указываем, что он применяет рискованную модель. Однако если заказчик письменно подтверждает намерение работать именно по рискованной модели, он ставит под этим решением свою подпись и тем самым снимает с нас как с аутсорсера ответственность за возможные негативные последствия применения такой модели. Заказчики иногда пугаются, но это их дисциплинирует, потому что конечную ответственность несет руководитель компании. Он должен понимать, на какие риски идет.