Создаем налоговый регистр по НДФЛ

Налоговый консалтинг - http://www.fbk.ru/services/5499/13039/subcategory/

Защита в налоговых спорах - http://www.fbk.ru/services/5499/13040/subcategory/

Бухгалтерский учет НДФЛ - http://www.fbk.ru/services/5490/8748/subcategory/

У компаний – налоговых агентов по НДФЛ в этом году прибавилось обязанностей. Они должны самостоятельно разрабатывать форму регистра налогового учета. Что должен включать этот документ, чтобы инспектор не придрался к нему, и главное, не наказал рублем?

Нужно сказать, что налоговые агенты и прежде могли сами разрабатывать налоговые регистры, руководствуясь при этом разъяснениями Минфина России. Но по закону такой обязанности у них не было. С 2011 года право стало обязанностью. И форма регистра, и порядок отражения в нем аналитических данных теперь отданы на откуп компаниям.

На кого заводить регистр

Регистр предназначен для персонального учета данных по каждому физическому лицу, с доходов которого налоговый агент удерживает НДФЛ. Если у агента нет обязанности по удержанию налога, данные о лице, которому выплачивается доход, в регистр не включаются. Так, не требуется вести регистр по выплатам нотариусам, но нужно включать в регистр данные о выплатах физическим лицам – арендодателям, у которых агент арендует имущество.

Раньше ст. 230 НК РФ содержала указания на то, что налоговый агент может не представлять в ИФНС сведения о доходах индивидуального предпринимателя, если тот предъявил документы, подтверждающие его статус. Сейчас такого требования нет. То есть агент не должен включать в регистр ни сведения о доходах, выплаченных предпринимателям, ни об их регистрации.

Имейте в виду

При разработке регистра можно использовать форму 1-НДФЛ, но ограничиться только ею не удастся из-за отсутствия некоторых обязательных сведений – о датах выплаты доходов, о реквизитах документов на перечисление налога в бюджет, об имущественном и социальном вычете и пр.

Как заполнять регистр

Налоговый кодекс предусматривает семь обязательных реквизитов, которые должны присутствовать в налоговых регистрах по НДФЛ. С них и начнем.

Сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика. Прежде всего, это ИНН, а также фамилия, имя, отчество, реквизиты документа, удостоверяющего личность, гражданство, а также адрес места жительства в РФ.

Вид выплачиваемых доходов. Вид дохода указывают в регистре в соответствии с официально утвержденными кодами. Новые коды доведены приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611. В нем же есть и рекомендации по составлению формы 2-НДФЛ. Их вполне можно учесть, разрабатывая порядок отражения в регистре аналитических данных по НДФЛ.

Практично

Данные о налоговом агенте, а также о физическом лице – получателе дохода лучше отразить в регистре в том же порядке и объеме, что нужны для формы 2-НДФЛ.

Суммы предоставленных налоговых вычетов. Как и виды доходов, вычеты вносят в регистр в соответствии кодами. Возможность предоставления стандартных вычетов зависит от размера дохода, полученного с начала года. Поэтому у вновь принятых работников (если они претендуют на стандартные вычеты) нужно запросить форму 2-НДФЛ. В графе «Сумма дохода, облагаемого по ставке 13%, с предыдущего места работы» нужно фиксировать данные об общей сумме полученного дохода и предоставленных в текущем году стандартных вычетах.

Суммы дохода и даты их выплаты. Правилами заполнения формы 1-НДФЛ было предусмотрено, что сумма зарплаты за каждый отчетный месяц проставляется в поле, соответствующем месяцу, за который она начислена. Как подчеркивал Минфин России (например, письмо от 17.07.2008 № 03-04-06-01/214), НДФЛ с зарплаты (в том числе за первую половину месяца) исчисляется, удерживается и перечисляется в бюджет один раз в месяц, при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца. Учитывая, что налог удерживается один раз, доход в виде зарплаты можно отражать в регистре в сумме, начисленной за месяц.

Дата выплаты дохода относится к обязательным реквизитам регистра. Но Налоговый кодекс устанавливает порядок определения даты получения, а не даты выплаты дохода (ст. 223 НК РФ). По мнению Минфина России, датой по лучения дохода, отраженного в регистре налогового учета, будет являться дата фактического получения дохода, определяемая на основании ст. 223 Налогового кодекса (письмо от 31.12.2010 № 03-04-06/6-328). Для зарплаты это последний день месяца, за который она начислена.

Пример 1

Дата выплаты зарплаты в организации – 5 число месяца. То есть зарплата за январь 2011 года выплачивается 5 февраля. Но в налоговом регистре по НДФЛ дата получения работником дохода на основании ст. 223 НК РФ будет указана как 31 января – последний день месяца, за который начислена зарплата. Если зарплата выражена в инвалюте, именно на эту дату ее нужно пересчитать в рубли.

Агент должен удержать налог, основываясь на дате его фактической выплаты. Поэтому высока вероятность, что налоговые органы будут требовать отражения в регистре именно даты фактической выплаты: это позволяет сразу отследить своевременность перечисления налога в бюджет.

Практично

Чтобы избежать споров с налоговыми органами, в регистре можно предусмотреть как дату фактической выплаты дохода, так и дату его получения налогоплательщиком, определяемую по правилам ст. 223 НК РФ.

Статус налогоплательщика. От того, является ли налогоплательщик резидентом или нерезидентом, зависит ставка налога. А значит, правильность его исчисления и удержания. Определять статус нужно, когда доход выплачивается иностранным гражданам. Либо если получатель дохода в течение года неоднократно выезжал за границу.

До того момента, когда статус налогоплательщика уже не изменится (то есть станет ясно, что по итогам календарного года налогоплательщик пробыл на территории России либо больше, либо меньше183 дней), статус определяют на каждую дату выплаты дохода (письмо Минфина России от 01.12.2010 № 03-04-06/6-280,от 26.03.2010 № 03-04-06/51).

Пока срок нахождения физического лица на территории России в течение 12 месяцев, предшествующих дате выплаты дохода, составляет менее 183 дней, работник не признается налоговым резидентом. И его доходы, полученные от источников в РФ, облагаются НДФЛ по ставке 30%. Данное правило не распространяется на иностранных высококвалифицированных специалистов: их доходы от трудовой деятельности облагаются по ставке 13%.

Пример 2

В период с 5 февраля 2010 года по 5 февраля 2011 года гражданин Украины находился на территории РФ в течение 180 дней, то есть являлся нерезидентом. В феврале 2011 года работник из России не выезжал, поэтому на 5 марта его статус изменился – он стал резидентом.

Имеет смысл предусмотреть в регистре графу, в которой указать документ-основание для определения статуса. Это может быть паспорт с отметкой о дате въезда-выезда, табель учета рабочего времени, миграционная карта и пр.

Дата удержания и уплаты налога. Дата удержания налога должна соответствовать дате фактической выплаты дохода. Дата перечисления налога в бюджет – совпадать с датой получения отметки банка на платежном поручении. Одновременно в регистре отражаются реквизиты платежного документа на перечисление налога в бюджет. Напомним, срок перечисления НДФЛ в бюджет установлен п. 6 ст. 226 НК РФ и зависит от способа выплаты доходов.

Пример 3

Налоговый агент перечисляет со своего счета доход на счет налогоплательщика в банке. Заплатить НДФЛ в бюджет нужно в день перечисления. При выплате зарплаты дважды в месяц налоговый агент исчисляет, удерживает и перечисляет в бюджет налог один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему начислен доход (письмо Минфина России от 17.07.2008 № 03-04-06-01/214).

Практично

Включите в регистр дополнительно сведения о задолженности налогоплательщика перед бюджетом на начало и конец налогового периода; о суммах НДФЛ к возврату из бюджета. Эти данные пригодятся в работе.

Что еще не упустить

Суммы пособий по беременности и родам, выплаты, связанные с возмещением вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья, не нужно отражать в регистре – они освобождаются от налогообложения.

Если работник организации постоянно получает выплаты, освобождаемые от налогообложения (материальная помощь, подарки, призы, возмещение стоимости медикаментов), по отдельности не превышающие 4000 руб., включайте их в регистр. Может случиться так, что в течение налогового периода сумма таких выплат превысит необлагаемые 4000 руб. В этом случае каждая выплата должна быть отражена в реестре.

Если речь идет о разовых выплатах, не превышающих 4000 руб., например, о подарках стоимостью 1000 руб. ветеранам войны, то отражать эти выплаты в специально созданных регистрах не нужно (письмо ФНС России от 08.11.2010 № ШС-37-3/14851).

Доходы, облагаемые по разным ставкам, отражают в регистре отдельно. Напомним, что налоговые вычеты уменьшают только доходы, облагаемые по ставке 13%.

Еще один нюанс. По-прежнему противоречива практика по вопросу о том, где должен вестись учет доходов и, соответственно, налоговые регистры, если организация имеет обособленные подразделения. Поэтому можно посоветовать бухгалтерам, которые работают в территориально разветвленных компаниях, параллельно вести регистры налогового учета по НДФЛ как в подразделениях, так и в головном офисе.

Важно знать

Хранить регистры налогового учета по НДФЛ нужно не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Не обнаружив регистров, налоговики могут привлечь налогового агента к ответственности по ст. 126 НК РФ.

7 обязательных реквизитов налогового регистра по НДФЛ:

1. Сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика.
2. Вид выплачиваемых доходов.
3. Вид и суммы предоставленных налоговых вычетов.
4. Суммы дохода и даты их выплаты.
5. Статус налогоплательщика.
6. Дата удержания налога.
7. Дата перечисления налога в бюджетную систему РФ и реквизиты соответствующего платежного документа.

(Опубликовано в журнале "Бухгалтерия: Просто. Понятно. Практично").