Конкурс кейсов

Тема:
Организация бухгалтерского учета и документооборота в зарубежных филиалах

Ситуация

Российское предприятие открывает представительства (филиалы) в Белоруссии и Казахстане, и в связи с началом их функционирования возникают следующие вопросы:

1. Допустимо ли в каждой стране пользоваться услугами бухгалтерских аутсорсинговых компаний?

2. Необходимо ли одновременно вести регулярный бухгалтерский учет по двум стандартам — российским стандартам бухгалтерского учета (РСБУ) и стандартам страны пребывания?

3. Обязаны ли представительства (филиалы) представлять оригиналы первичных документов и (или) их копий?

4. Нужно ли переводить на русский язык первичные документы и регистры учета?

Ответ победителя второго этапа конкурса кейсов
Паркина Евгения Васильевна
1. Допустимо ли в каждой стране пользоваться услугами бухгалтерских аутсорсинговых компаний? Да, как в республике Беларусь, так и в республике Казахстан допустимо пользоваться услугами бухгалтерских аутсорсинговых компаний, что регулируется нормами национального законодательства. Согласно статье 6 «Сфера действия настоящего закона» Закона Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. №3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» действие национального законодательства о бухгалтерском учете распространяется на юридические лица Республики Беларусь, филиалы и представительства, в том числе представительства иностранных организаций, хозяйственные группы, простые товарищества, государственные органы, не являющиеся юридическими лицами. Кроме того, согласно статье 6 указанного закона руководитель организации в зависимости от объема учетной работы вправе создать бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером; ввести в штат должность бухгалтера; вести учет лично в определенных законодательством случаях, а также передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета и отчетности, специалисту-бухгалтеру, являющемуся индивидуальным предпринимателем. Сфера действия Закона Республики Казахстан от 28 февраля 2007 года N 234 «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» также распространяется на представительства иностранных организаций, в связи с чем, российской организации необходимо учитывать требования национального законодательства. Согласно статье 8 упомянутого Закона руководство организации или индивидуальный предприниматель может в зависимости от объема учетной работы учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером; ввести в штат должность главного бухгалтера; передать на договорной основе ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности бухгалтерской или аудиторской организации или профессиональному бухгалтеру; а также вести бухгалтерский учет лично. Таким образом, законодательство республики Казахстан также дает возможность представительствам иностранных организаций пользоваться услугами аутсорсинга. Однако найм аутсорсинговой компании, оказывающей услуги в области бухгалтерского учета, налагает определенные обязательства на аудитора этой организации согласно положениям Международного стандарта аудита ISA 402 «Audit Considerations Relating to an Entity Using a Service Organization». Стандарт говорит о том, что первоочередной целью аудитора, осуществляющего проверку организации, пользующейся аутсорсингом, должно являться получение информации о природе оказываемых аутсорсинговой организацией услуг, и эффекте оказываемых услуг на систему внутреннего контроля организации с тем, чтобы оценить риски существенного искажения информации в бухгалтерской отчетности и найти ошибки (пункт 9, 10 ISA 402). Кроме того, аудитору следует выяснить характер услуг и существенность операций, затрагиваемых аутсорсинговой организацией, значимость оказываемых услуг и условия договора. Также аудитору необходимо оценить систему контроля организации за действиями, осуществляемыми наёмной организацией. Полученная информация поможет аудитору правильно спланировать аудиторскую проверку, определить уровень существенности и определить основные риски (пункт 11 ISA 402). 2. Необходимо ли одновременно вести регулярный бухгалтерский учет по двум стандартам — российским стандартам бухгалтерского учета (РСБУ) и стандартам страны пребывания? Да, необходимо вести регулярный бухгалтерский учет по двум стандартам. Исходя из того, что сфера действия национального законодательства по бухгалтерскому учету распространяется и на представительства иностранных организаций, следует, что российская организация обязана организовать ведение бухгалтерского учета в своем представительстве в соответствии с требованиями законодательства республики Беларусь и Казахстан. Согласно статье 6 Закона Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. №3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» ведение бухгалтерского учета в организации осуществляется согласно учетной политике организации, сформированной в соответствии с законодательством Республики Беларусь и утвержденной решением руководителя организации. Однако представительства иностранных организаций, находящиеся на территории Республики Беларусь, могут формировать свою учетную политику исходя из правил, установленных в стране нахождения этих организаций, если эти правила не противоречат международным стандартам бухгалтерского учета и отчетности, а также законодательству Республики Беларусь. Закон Республики Казахстан от 28 февраля 2007 года N 234 «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» не оговаривает возможности формирования учетной политики исходя из правил, установленных в стране нахождения головной организации, однако согласно статье 6 закона учетная политика организации представляет собой конкретные принципы, принятые организацией для ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, международными или национальными стандартами и типовым планом счетов бухгалтерского учета, исходя из их потребностей и особенностей деятельности. Отсюда косвенно вытекает возможность ведения бухгалтерского учета организаций по национальным стандартам, если они не противоречат законодательству республики Казахстан. Кроме того, нужно учитывать, выделено ли представительство (филиал) организации на отдельный баланс или нет. В соответствии с письмом Минфина России от 29 марта 2004 г. № 23/10/1/38453 под отдельным балансом следует понимать перечень показателей, установленных организацией для своих подразделений на отчетную дату для нужд управления организацией. Если представительство выделено на отдельный баланс, тогда бухгалтерский учет, скорее всего, ведется аутсорсинговой компанией. Но согласно ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» бухгалтерская отчетность должна включать показатели деятельности всех филиалов и представительств, в том числе выделенные на отдельные балансы. В то же время в соответствии с пунктом 9 ПБУ 1/08 «Учетная политика организации» способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются всеми филиалами, представительствами и иными подразделениями организации (включая выделенные на отдельный баланс), независимо от их места нахождения. Поэтому в случае если представительство выделено на отдельный баланс, при найме аутсорсинговой компании для ведения бухгалтерского учета представительства необходимо проинформировать аутсорсинговую компанию о положениях учетной политики, сформированной по правилам РСБУ с тем, чтобы она составляла отчетность по двум стандартам. В случае если представительство на отдельный баланс не выделено, то учет всех его операций должен вестись в бухгалтерии головной организации по двум стандартам. 3. Обязаны ли представительства (филиалы) представлять оригиналы первичных документов и (или) их копий? Да, представительства (филиалы) обязаны представлять оригиналы первичных документов или их заверенные копии головной организации. Однако же существуют ситуации, при которых налоговая служба может затребовать от головной организации подлинники документов представительства. Происходит это в силу того, что в соответствии со статьей 93 НК РФ «Истребование документов при проведении налоговой проверки» должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки. При этом истребуемые документы представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий. Копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) или иного уполномоченного лица и печатью этой организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Однако же в случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться и с подлинниками документов. Право требования подлинников документов налоговой службой закреплено в п. 2 ст. 93 НК РФ. Во-первых, налоговая служба может затребовать оригиналы, когда сведения, содержащиеся в документах, имеющихся у налогового органа, не соответствуют данным, полученным в ходе налогового контроля, а во-вторых, если есть необходимо сверить копии документов с их подлинниками. Что касается представительства российской организации, находящегося на отдельном балансе, то в данном случае все зависит от организации документооборота между организацией и ее представительством и организации учета в представительстве. Если представительство самостоятельно ведет бухгалтерский учет на месте, то оно может представлять головной организации только свою отчетность - бухгалтерскую и налоговую - или просто сведения о совершенных операциях для формирования отчетности. Если же по ряду причин (небольшое число операций, недостаток персонала) представительно не ведет учет самостоятельно, или ведет только бухгалтерский учет по законодательству страны пребывания, то представительство может присылать копии документов головной организации. 4. Нужно ли переводить на русский язык первичные документы и регистры учета? Да, первичные документы и регистры необходимо переводить на русский язык. В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 г. N 34н, документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Перевод может быть осуществлен самой организаций и заверен подписью руководителя. Однако при нахождении представительства российской организации в Казахстане перевод не потребуется, т.к. согласно статье 5 Закона Республики Казахстан от 28 февраля 2007 года N 234 организации обязываются обеспечивать ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности на государственном и (или) русском языках.